Flexibel durch die Krise: Handlungsempfehlungen für die lokale Verwaltung
Krisensituationen erfordern von lokalen Verwaltungen ein hohes Mass an Flexibilität. Flexibilität im Sinne von Entscheidungsstrukturveränderungen, Personalrekrutierung und organisatorischen Abläufen, die zu einer grösseren Handlungsfreiheit der beteiligten AkteurInnen führen. Dieses Praxispapier fasst HybOrg Projekt-Erkenntnisse zusammen und präsentiert anhand dessen wissenschaftlicher Ergebnisse sechs Handlungsempfehlungen für ein erfolgreiches und flexibles Verwaltungshandeln in Krisenzeiten.
Dieses Praxispapier präsentiert Erkenntnisse aus dem Forschungsprojekt «HybOrg – Entstehung und gesellschaftliche Wirkung hybrider Organisationen im lokalen Krisenmanagement», ein gemeinsames Projekt des Fachbereichs Politik- und Verwaltungswissenschaft der Universität Konstanz, des Geschwister-Scholl Instituts für Politikwissenschaft der Ludwig-Maximilians-Universität (LMU) München und des Center for Security Studies (CSS) der ETH Zürich.
Handlungsempfehlungen in Kürze
1. Wertschätzende und erreichbare Führungskultur praktizieren: Die politische und administrative Führung sollte gerade in Krisenzeiten ihre Anerkennung regelmäßig an die Verwaltungsmitarbeitenden kommunizieren und diesen signalisieren, dass sie erreichbar ist.
2. Kommunikation und Kooperation stärken: In Krisensituationen trägt die Zusammenarbeit verschiedener Verwaltungseinheiten entscheidend zum Erfolg bei. Bereits im Vorhinein bestehende Verknüpfungen erleichtern den Aufbau dieser Strukturen, wie zum Beispiel Krisenstäbe, ungemein. Deswegen sollten auch nach der Krise Kommunikations- und Kooperationsformate weiter bestehen und aufgebaute Strukturen in angepasster Form beibehalten werden.
3. Gemeinsame Übungen: Ein langfristig gedachtes Krisenmanagement erfordert die Planung und Durchführung regelmäßiger Krisentrainings unter Einbeziehung aller (relevanten) Fachämter. Hierbei wäre es sinnvoll, mit ähnlichen Kommunen zu kooperieren, damit auch kleinere Städte/Gemeinden dies realisieren können.
4. Neugewonnenen Pragmatismus beibehalten: Nach der Krise sollte nicht automatisch zum Status vor der Krise zurückgekehrt werden. Stattdessen sollte abgewogen werden, welche Vereinfachungen beibehalten werden können, um insgesamt ein effizienteres Verwaltungshandeln umzusetzen und dennoch ein transparentes und nachvollziehbares Verwaltungshandeln sicherzustellen.
5. Horizontale und vertikale Kommunikation ausbauen: Vernetzung sollte als wichtiger Krisenmechanismus anerkannt und priorisiert werden. Kreise können beispielsweise bei übergeordneten oder benachbarten Behörden nachfragen, oder sich aktiv an Innovations- und Vernetzungsangeboten beteiligen. Dafür werden finanzielle und zeitliche Ressourcen benötigt, damit sich Kreise aktiv in ihrem Umfeld engagieren können.
6. Wissensmanagementprozesse verankern: Verwaltungen sollten ihre vergangenen Erfahrungen und Erkenntnisse systematisch speichern und nutzbar machen, um nicht in jeder Krisensituation das Rad neu erfinden zu müssen und damit Personalwechsel nicht oder zu einem geringeren Maße zu Wissensverlusten führen. Dazu können sie sich etablierter Methoden des Wissensmanagements bedienen.